Prozesse innerhalb von Unternehmen laufen in der heutigen Zeit sehr komplex ab. Wichtig ist in dieser Situation, dass ein Überblick gewahrt werden kann. Vor allem bei der Zeiterfassung und der Verwaltung von Projekten ist dies zutreffend. So ergeben sich unterschiedliche Möglichkeiten, um tätig zu werden. Als moderne Lösung ist die Projektmanagement Software zu bezeichnen. Doch wo liegen die Vorzüge? Wird diese Softwarelösung wirklich benötigt?
Die Vorteile von Projektmanagement Software
- Projektplanung
- Verwaltung von Aufgaben
- Zeiterfassung
- Qualitätsmanagement
- Prozessoptimierung
- Integration in Office-Produkte wie Outlook
- Auch webbasierte Lösungen (Cloud-Lösungen)
Was wird benötigt?
Die Vorzüge einer Projektmanagement-Software klingen durchaus einleuchtend und brauchbar, doch der Fokus muss vor allem auf die konkreten Funktionen gelegt werden. Die Planung, das Projekt sowie das effiziente Einteilen von Personal stehen im Vordergrund. Zusätzlich soll die Kommunikationsfähigkeit erhöht werden, die wiederum den Erfolg einzelner Projekte erhöht. Den Anfang macht hierbei stets die Terminplanung. Für sehr kleine Firmen ist es oftmals ausreichend, wenn ein Kalender-Tool verwendet wird, um Projekte zu verwalten. Wann also muss der Schritt zu einer Projektmanagement Software vollzogen werden? Sobald Ressourcen, Kosten und Finanzierungen geplant werden müssen, sollte auf eine komplexere Lösung zurückgegriffen werden.
Projektplanung – Einzellösung oder Komplettlösung?
Ein Unternehmer kann im Jahre 2013 auf viele verschiedene Softwarelösungen zurückgreifen. Zu unterscheiden sind Einzellösungen oder Insellösungen und Komplettlösungen. Insellösungen decken nur einen gewissen Teilaspekt ab, etwa das Zeitmanagement, nicht aber die komplette Planung des Projektes. Dieser Weg ist nicht zu empfehlen, Gesamtlösungen sind als vorteilhafter zu betrachten. Dies ist vor allem dann bemerkbar, wenn Interaktion mit verschiedenen Bereichen betrieben werden will. Austausch und Implementierung erfolgen somit einfacher und vor allem schneller. Im Zuge dessen ist es auch wichtig, dass ein Kontakt zum Softwarehersteller gepflegt wird, sodass auf guten Support zurückgegriffen werden kann.
Was wollen Unternehmer?
- Einsatzplanung
- Projektabrechnung
- Finanzplanung
- Projektsteuerung
- Rekrutierung
Gütekriterien für das Produkt sind:
- Effizienz
- Funktionsumfang
- Preis/Leistungsverhältnis
- Benutzerfreundlichkeit
Wie kann die passende Lösung gefunden werden?
Die eben aufgezählten Fakten ergeben sich aus Umfragen, die an Unternehmern getätigt worden sind. Dementsprechend genießen sie hohe Relevanz. Doch bleibt die Frage zu klären, wie nun das passende Produkt gefunden werden kann. Der Markt bietet weit über 200 Produkte. In der Konsequenz bedeutet dies, dass Zeit eingeplant werden muss. Die meisten Projektmanagement Software Lösungen lassen sich kostenlos und unverbindlich testen, wobei hierbei stets die AGB zu lesen sind. Der Download kann auf der Website des Softwareherstellers vorgenommen werden. Diese Möglichkeit sollte ein jedes Unternehmen unbedingt nutzen. Oftmals ist es sogar möglich, dass über einen bestimmten Zeitraum, üblich sind 30 Tage wie etwa bei PM Management by M-Byte wo der komplette Leistungsumfang kostenlos getestet werden kann.
Weitere Funktionen und Fazit
Entsprechende Lösungen gibt es zwar schon länger, doch heutzutage ist diese Möglichkeit einer sehr breiten Masse zugänglich, zum Teil sehr kostengünstig. Das Internet trägt seinen Teil dazu bei. Deshalb gewinnen vor allem Cloud-Lösungen zunehmen an Bedeutung. Der User kann hierbei von jedem Ort aus, sofern Internet vorhanden ist, auf das Softwaretool zurückgreifen. Des Weiteren lassen sich unterschiedliche Berechtigungen einrichten. Beispielsweise kann zwar jeder Mitarbeiter in das Projekt einsehen, dieses jedoch nicht verändern. Ein allgemein gültiges Fazit kann nicht getroffen werden. Zu unterschiedlich sind die Bedürfnisse der einzelnen Firmen und Betriebe. Zu empfehlen ist ein umfangreiches Austesten der Produkte, um anschließend einen Vergleich ziehen zu können.