Betriebsausgaben bei der Gewinnermittlung – Ein Leitfaden für Unternehmer in Österreich

Die korrekte Erfassung von Betriebsausgaben ist für Unternehmer essenziell, um ihre Steuerlast zu optimieren und die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Diese Broschüre bietet eine umfassende Übersicht über die Definition, den Nachweis, den Zeitpunkt der Erfassung und die Abzugsfähigkeit verschiedener Ausgaben.

Definition von Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind Ausgaben, die durch die betriebliche Tätigkeit verursacht werden. Nicht abzugsfähig sind hingegen private Aufwendungen, darunter Kosten für Haushalt, persönliche Lebensführung, Erholung oder medizinische Versorgung.

• Aufteilungsverbot: Mischaufwendungen, die sowohl privat als auch betrieblich veranlasst sind, sind grundsätzlich nicht abzugsfähig. Dies betrifft insbesondere Gegenstände wie Haushalts- oder Sportgeräte. Wirtschaftsgüter, die nahezu ausschließlich betrieblich genutzt werden, sind jedoch abzugsfähig.
• Angemessenheitsprüfung: Grundsätzlich wird nicht geprüft, ob eine Betriebsausgabe notwendig oder angemessen ist. In bestimmten Fällen, wie bei Luxusgütern oder Repräsentationskosten, ist jedoch eine gesetzliche Prüfung vorgeschrieben.
• Mehrere Betriebe: Bei mehreren Unternehmen müssen die Betriebsausgaben dem jeweiligen Betrieb eindeutig zugeordnet werden.

Nachweispflicht von Betriebsausgaben

Um eine steuerliche Anerkennung sicherzustellen, müssen Betriebsausgaben durch Belege dokumentiert werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sieben Jahre. Neben physischen Belegen ist auch eine elektronische Archivierung möglich.

• Eigenbelege: Sind erlaubt, wenn kein Fremdbeleg erhältlich ist (z. B. Trinkgelder, Telefonkosten).
• Glaubhaftmachung: Falls keine Belege vorhanden sind, können Ausgaben durch andere Nachweise glaubhaft gemacht werden.
• Beweismittel: Neben Belegen sind auch Zeugenaussagen oder Sachverständigengutachten zulässig.
• Empfängerbenennung: Die Finanzbehörde kann die Angabe der Empfänger von Betriebsausgaben verlangen. Fehlende oder falsche Angaben führen zur Nichtanerkennung der Ausgabe.
• Schätzung: Falls die genaue Höhe einer Ausgabe nicht ermittelt werden kann, kann die Finanzbehörde eine Schätzung vornehmen.

Betriebsausgaben vor oder nach der Geschäftstätigkeit

• Vorbereitungskosten: Aufwendungen vor Betriebsbeginn sind abzugsfähig, wenn eine ernsthafte Vorbereitung erkennbar ist.
• Nachträgliche Betriebsausgaben: Auch nach der Betriebseinstellung können bestimmte Ausgaben abzugsfähig sein, wenn sie mit der früheren Geschäftstätigkeit zusammenhängen.

Verträge mit nahen Angehörigen

Geschäftsbeziehungen mit nahen Angehörigen werden steuerlich nur anerkannt, wenn sie:

• klar dokumentiert sind,
• inhaltlich eindeutig formuliert wurden und
• unter denselben Bedingungen auch mit fremden Dritten abgeschlossen worden wären (Fremdvergleich).

Betriebsausgaben und steuerfreie Einnahmen

Aufwendungen, die in direktem Zusammenhang mit steuerfreien Einnahmen stehen, sind nicht abzugsfähig. Dies betrifft insbesondere Förderungen, deren Abzugsfähigkeit individuell geprüft werden muss.

Barzahlungsverbot im Baugewerbe

Ausgaben für Bauleistungen über 500 EUR sind nur dann steuerlich abzugsfähig, wenn sie unbar (z. B. per Überweisung) beglichen wurden.

Zeitpunkt der Erfassung von Betriebsausgaben

• Absetzung für Abnutzung (AfA): Anlagegüter über 1.000 EUR müssen über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden.
• Investitionsfreibetrag (IFB): Seit 2023 ist ein zusätzlicher Investitionsfreibetrag möglich.
• Gewinnfreibetrag (GFB): Natürliche Personen mit betrieblichen Einkünften können diesen in Anspruch nehmen.
• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Anschaffungskosten bis 1.000 EUR können sofort abgesetzt werden.
• Sonstige Aufwendungen: Im Rahmen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gilt grundsätzlich das Zufluss-Abfluss-Prinzip.
  

Liste aller Betriebsausgaben in Österreich