In Zeiten der Globalisierung und der vielen geschäftlichen Verbindungen im In- und Ausland ist der Stellenwert einer Geschäftsreise immer wichtiger geworden. Top-Unternehmen reisen in die USA, nach Fern-Ost in die Golf-Region oder nach Indien, um neue Kontakte zu knüpfen. Routine und die richtige Vorgehensweise bei Buchung, Reiseantritt und Aufenthalt verhelfen zum einen zu einer Reduzierung des Stresslevels und zum anderen zu erfolgreichen Geschäftsabschlüssen.
Doch welche Tricks und Kniffe sind nützlich und welche Etikette gilt im Ausland?
Solche Fragen stellen sich viele Unternehmer, die erstmalig geschäftsbedingt in ein neues Land reisen. Denn es sind nicht nur die großen Unternehmen, die hier zu erwähnen sind, sondern ebenfalls die jungen Start-Ups, die durch solche Reisen Netzwerke sowie Financiers für ihre Ideen suchen. Zudem ist das Outsourcing nicht ohne Grund in aller Munde und bietet den Verantwortlichen die Möglichkeit, bestimmte Arbeitsbereiche auszulagern.
Oftmals ist dies im Ausland, weswegen Geschäftsreisen zunehmen. Dabei werden einzelne Schritte, Aufgaben oder Produktionsprozesse an mögliche Partner vergeben, die günstiger oder effizienter sind und über Know-how verfügen, das das eigene Unternehmen nicht vorweisen kann.
Der Aufbau von Geschäftsbeziehungen im Ausland
Die Erschließung von Märkten im Ausland ist wichtig und läuft in der Regel nach einem festgelegten Schema ab. Doch worum handelt es sich dabei genau? Welche Aspekte sind zu beachten und welche Möglichkeiten eröffnen sich dadurch?
Marktinformation
Zunächst sind die wichtigsten Details der Länder zu erörtern.
Wo schlummert Potential, welche Charaktereigenschaften haben die Menschen?
Sind sie sparsam oder geben sie ihr Geld lieber aus?
Im Grunde handelt es sich dabei um Ergebnisse, die Marktforschungsinstitute veröffentlichen. Diese Dinge sind im Vorfeld zu erkunden, denn andernfalls können Produkte nicht richtig vermarktet werden. Studien bieten zudem weiterführende Informationen sowie Prognosen über die vorliegenden Märkte und beschreiben die Entwicklung auf Arbeitgeber- sowie Arbeitnehmerseite. Dazu gehört die stetig wachsende Dynamisierung, die oftmals externes Know-how erfordert und so eine gute Möglichkeit für neue und innovative Auslandskontakte bietet. Darüber hinaus ermöglicht die zunehmende Flexibilität, dass auch über große Distanzen Beziehungen gepflegt und für ein Unternehmen nützlich eingesetzt werden können.
Markterkundung
In diesem Schritt können bereits erste Kontakte geknüpft, beziehungsweise vertiefende Gespräche vereinbart werden. Während die Marktinformationen eher auf quantitativer Ebene vonstattengehen, ist dies bei der Markterkundung bereits erlesener. Welche Kontakte beziehungsweise Geschäftsbereiche lohnt es sich, näher zu betrachten? Welchen Gewinn wirft dies ab und welche Position hat das eigene Unternehmen in diesem Bereich? Im Grunde handelt es sich um eine Marktuntersuchung, die die „Spreu vom Weizen trennt“.
Kontaktaufnahme und Abwicklung
Dieser Schritt ist selbsterklärend. Vor Ort werden die Kontakte auf Kompatibilität geprüft. Liegen gleiche Ansichten vor, kann ein sinnvolles Arrangement getroffen werden. Ist dies nicht der Fall, kommt eine Abwicklung nicht in Frage. Es wird empfohlen, auf einer Reise mehrere Kontakte zu überprüfen, um sich auf diese Weise ein fundiertes Bild über die Lage vor Ort machen zu können.
Die eigentliche Reise
Gründe für eine Dienstreise
Die Gründe für eine Dienstreise sind beruflicher Natur und es handelt sich entweder um eine Fahrt zu einem Kunden beziehungsweise Lieferanten, die Teilnahme an einem Kongress oder auch der Besuch einer Messe. Auch zukünftige Finanzierungen können durch Reisen ins Ausland sichergestellt werden.
Doch es gibt auch andere Gründe. So ist für einen Lehrer ein mehrtägiger Klassenausflug als Dienstreise zu bewerten sowie für einen Wissenschaftler sogenannte Feldarbeiten, um neue Erkenntnisse zu gewinnen. Vertraglich ist in der Regel festgelegt, dass die Kosten für solche Reisen vom Arbeitgeber übernommen werden. Im Steuerrecht Österreichs werden diese als Aufwendungen bezeichnet.
Gesetzliche Regelungen
Es gibt noch weitere Bereiche, die durch die Legislative hinsichtlich der Reise im Auftrag des Arbeitgebers geregelt werden. Pflichten, die dem Unternehmer unterliegen, sowie steuerliche Aspekte sind an dieser Stelle zu erwähnen.
Steuerliche Regelung
Wie bei vielen anderen beruflichen Anschaffungen, besteht auch hier die Möglichkeit, einige Bereiche steuerlich abzusetzen.
Kosten, die durch Transport oder Flug entstehen, können in Form von Reisekosten geltend gemacht werden. Doch nicht nur der Transport, sondern auch der Verpflegungs- sowie Nächtigungsaufwand kann gemäß § 4 Abs. 5 in Verbindung mit § 26 Z 4 EStG deklariert werden. Diese werden dann als Betriebsausgaben bezeichnet. Allerdings muss eine bestimmte Entfernung vorliegen. Mindestens 25 Kilometer sind vom Mittelpunkt der normalen Tätigkeit zurückzulegen, um die anfallenden Kosten absetzen zu können. Zudem stehen bestimmte Tagesgelder zu, welche in diesem Dokument näher beschrieben werden. Die Lohnsteuerrichtlinien regeln die Sätze, die bei Reisen im In- und Ausland gezahlt werden.
Unternehmerpflichten
Die Planung einer DienstreiseArbeitgeber sind dazu verpflichtet, ihre Angestellten hinsichtlich einer Dienstreise zu schulen. Dabei handelt es sich zum einen um Sicherheitshinweise, zum anderen um Risiken sowie Lenk- und Ruhezeiten. Da mit der Dienstreise auch eine Dienstfahrt und somit etwa die Fahrten von Fernkraftfahrern beinhaltet werden, handelt es sich hierbei keinesfalls um irgendwelche Lappalien, sondern um ernsthafte Unterweisungen, um die Sicherheit der Arbeitnehmer sowie aller anderen Verkehrsteilnehmer zu gewährleisten.
Die Hauptstrecken innerhalb Europas sind durch Kurzstreckenflüge alle abgedeckt. Wien – Berlin – Hamburg – London – Dublin – Paris – Barcelona sind nur einige der Ziele, die die vielen Fluggesellschaften kostengünstig und rund um die Uhr ansteuern. Allerdings ist auch das Zugnetz nicht zu verachten, denn besonders die großen Städte sind verknüpft. Die ÖBB-Personenverkehr AG stellt das europäische Streckennetz näher dar und zeigt die Verbindung von Österreich in alle wichtigen europäischen Städte Europas. Der Vorteil bei Bahn und Flugzeug ist die Zeit, die währenddessen zum Arbeiten genutzt werden kann. Dies ist bei der Fahrt mit einem KFZ nicht möglich.
Die notwendigen Unterlagen während der Reise
Durch die neuen Smartphones und Tablets ist es möglich, alle wichtigen Dokumente und Geschäftsunterlagen zu speichern und ohne großen Aufwand mit sich mitzuführen. Berichte des Nachrichtenportals derStandard.at geben an, dass das mobile Arbeiten immer interessanter wird, zumal notwendige Unterlagen digital mit sich geführt werden können. Dazu gehören die geschäftlichen Akten, aber auch Reisedokumente, die einfach durch Apps gespeichert werden können. Beispiele sind sogenannte E-Tickets. Auch der Terminkalender ist inzwischen digital, sodass sich alle für die Reise notwendigen Unterlagen auf einem Gerät befinden.
Checkliste vor Abflug: Ist alles dabei?
Was muss in den Koffer? Was ist auf jeden Fall im Handgepäck mitzuführen und worauf ist besondere Rücksicht zu nehmen? Am besten ist es, sich im Vorfeld eine Checkliste zu machen, um nichts zu vergessen. Das Packen des Koffers ist zudem wichtig, da es zu vermeiden ist, dass die repräsentative Geschäftskleidung unter den Strapazen leidet und Falten bekommt. Neben Hosen, Hemden, Krawatte und Gürtel wird ein Sakko benötigt. Es empfiehlt sich, dieses direkt zu tragen, damit es nicht zerknittert. Schließlich muss immer im Hinterkopf bleiben, dass der erste Eindruck zählt. Ferner ist der Kulturbeutel richtig zu packen. Rasierapparat, Parfum sowie eine Reiseapotheke gehören ebenso dazu wie ein Reisewecker und Nähzeug für den Notfall.
Arbeiten unterwegs – die Reisezeit nutzen
Es wurde bereits erläutert, dass das mobile Arbeiten auf Reisen immer beliebter wird. Entsprechend lässt sich die Zeit, die sonst am Steuer verbracht wird, sinnvoll nutzen. In naher Zukunft sollen, so steht es in diesem Zeitungsartikel, die meisten Bahnhöfe und Züge mit kabellosem Internet versehen sein, sodass das Arbeiten auch im Internet möglich ist. Allerdings ist hier Vorsicht geboten, denn in öffentlichen Netzwerken ist es für Eindringlinge leichter, sich Zugriff auf sensible Daten zu verschaffen. Experten, wie etwa der IT-Beauftrage des Unternehmens, können jedoch bei solchen Problemen durch die richtige Software Abhilfe schaffen.
Travel-Hacks: So geht es richtig
Es gibt zahlreiche Pannen, die eine Geschäftsreise zunichtemachen können. Ob ein leerer Akku, Jetlag oder eine schlechte Orientierung, bereits Kleinigkeiten können einen erfolgreichen Abschluss erheblich gefährden. Doch ebenso gibt es Hacks, die helfen, dies zu vermeiden.
- Steckdosen in den Zügen:
Railjet und InterCity verfügen über Steckdosen an jedem Doppelsitzplatz.
- Wireless-Lan:
Railjet bietet seinen Passagieren Internet an, sodass auch unterwegs gesurft und gearbeitet werden kann. Gleiches gilt an den Flughäfen.
- Dokumenten-Backup:
Die wichtigsten Dokumente zuvor per E-Mail schicken, um diese auch immer und überall zur Verfügung zu haben.
- Das Packen:
Sakko falten ist zwar möglich, kann jedoch dennoch Falten hinterlassen. Bei Hemden ist das anders. Diese können problemlos nach dem Bügeln faltenfrei verstaut werden. Das folgende Video erläutert dies näher.
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- Am Flughafen:
Häufig sind die Sicherheitskontrollen mitunter zeitraubend. Wichtig ist, die Schlange nicht anhand der Länge zu beurteilen, sondern anhand jener, die darin stehen. Personen, die offensichtlich keine Erfahrung mit Flughäfen haben, halten in der Regel am meisten auf. Diese sind also zu vermeiden. Eine weitere Möglichkeit, vor allem, wenn lediglich mit Handgepäck gereist wird, ist der online Check-In. Dieser spart ebenfalls Zeit, die anstelle dessen für die Vorbereitung auf die kommenden Meetings genutzt werden kann.
- Der Jetlag:
Sofern die Reise in den Westen geht, ist dieser nicht so schlimm, in diese Richtung kann der Körper die Verschiebung besser verarbeiten. Bei einem Termin im Osten ist es hingegen problematischer, denn dort kann sich der Körper schlechter an die Umstellung gewöhnen. Wer sich jedoch bereits zu Hause langsam auf die neue Uhrzeit einstellt, sich ausreichend bewegt und bereits früh genug an der Uhrzeit des Zielortes orientiert, kann die Symptome des Jetlags besser kontrollieren. Zudem hilft frische Luft, der Müdigkeit Herr zu werden.
Travel Management – Vor Ort
Pflege der Kontakte
Das sogenannte Business-Networking gehört zu den Grundlagen eines erfolgreichen Unternehmens. Ob auf Messen und Tagungen, bei Meetings oder bei der Akquise, Kontakte wollen Aufmerksamkeit und wenn sie diese nicht bekommen, kann das erfolgreiche Kooperationen behindern. Bei Vorträgen sollte aktiv teilgenommen werden, denn eine passive Haltung suggeriert den Eindruck, dass der Redner das Publikum langweilt.
Die Aufrechterhaltung der geknüpften Kontakte ist ebenso wichtig. Gegenseitige Einladungen, Aufmerksamkeiten zu Firmenjubiläen sowie die Pflege mit Hilfe der Netzwerke im Internet können helfen, neue Geschäftsabschlüsse zu erzielen. Unabdingbar ist das Verteilen von Visitenkarten, wenn Interesse besteht. Außerdem sind bei Gesprächen die aktuellen Zahlen und das Potential des Unternehmens einfließen zu lassen und darüber hinaus auch den Willen zu äußern, mit den Kontakten neue Wege zu gehen.
Business-Knigge – Andere Länder, andere Sitten
Dieses Kapitel ist besonders wichtig, denn im Ausland gelten mitunter andere Regeln, was die Umgangsformen betrifft. In diesem Blogbeitrag beschreibt Raab-Verlag.at näher, welche Etikette im Ausland zu beachten ist.
- China:
Hier ist der Dresscode weniger bedeutend, aber dafür ist großer Wert auf die Begrüßung zu legen. Menschen verneigen sich voreinander und beim Überreichen der Visitenkarte sind beide Hände zu nutzen. Kritische Töne werden nicht direkt angesprochen, sondern zurückhaltend und beschönigend geäußert. Unbedingt zu vermeiden, sind in China das Naseputzen in der Öffentlichkeit, das Ablehnen von Alkohol oder Speisen sowie das Zeigen mit dem Finger auf andere Personen.
- Vereinigte Staaten:
„How are you“ und ein kurzer Händedruck sind gängig als Begrüßung in den Vereinigten Staaten. Als Anrede dient „Sir“ oder „Madam“, sofern sich nicht vorgestellt wurde. In den USA steht die Visitenkarte ebenfalls im Fokus, denn diese dient als Indikator für Interesse an einer weiteren geschäftlichen Beziehung. Entsprechend wird diese auch nur bei ernsthaften Absichten verteilt. Themen zu Politik, Religion sowie Sex sind bei Geschäftstreffen absolut tabu und aus diesem Grund zu vermeiden.
- Russland:
Anders als in China wird in Russland der Kleidung ein sehr großer Stellenwert beigemessen. Für Herren bedeutet dies dunkler Anzug mit Hemd und Krawatte und für Frauen ein dezentes Make-Up und feminine Kleidung, die jedoch nicht zu auffällig sein sollten. Was allerdings auffallen darf, ist eine teure Uhr oder anderer Schmuck, denn dies ist als Statussymbol durchaus erwünscht. Die Begrüßung unter Männern erfolgt per Händedruck. Für Frauen gilt dies nicht, außer sie strecken eine Hand entgegen. Die Themen sind zwanglos (Kunst, Technik oder Wissenschaft). Lockerer Umgang wie dies in den USA der Fall ist, wird jedoch nicht so gerne gesehen. Dennoch ist der Körperkontakt wichtig, denn russische Geschäftsleute berühren sich erheblich öfter als andere. Bei Erstkontakten darf man sich nicht über die einstweilen aufbrausende Art der Russen wundern, schließlich können diese unter Umständen laut werden. Allerdings beruhigen sich diese genauso schnell wieder. Temperament auf der einen und eine herzliche Art auf der anderen Seite sind charakteristisch für die Russen. Ein grober Fehler ist dabei das Ausschlagen einer Bitte, denn Gefälligkeiten gehören in Russland schlicht zu geschäftlichen Beziehungen dazu.
- Indien:In Indien ist immer die rechte Hand zu verwenden, denn die Linke gilt als unrein.Während sich die Inder meist recht leger kleiden, wird von Geschäftspartnern aus Europa erwartet, dass diese im Sakko und mit Krawatte erscheinen. Auch hier ist der Handschlag als Begrüßung etabliert. Ein Unterschied etwa zu den USA ist das Austauschen der Visitenkarten bevor das eigentliche Gespräch beginnt. Hier ist die rechte Hand notwendig, denn die Linke wird als unrein bezeichnet. Bei den gängigen Themen außerhalb der Geschäfte dominiert der Nationalsport Cricket. Zu den No-Go’s sind besonders negative Antworten zu zählen. Diese sollten also bestmöglich „verpackt“ werden. Grundsätzlich werden geschäftliche Unterhaltungen öfter auch auf die private Ebene verschoben, sodass dies schnell persönlich genommen wird. Zu den weiteren Regeln gehören das Ausziehen der Schuhe vor der Eingangstür, das leise Sprechen sowie das Annehmen von Einladungen und Überreichen kleiner Geschenke.
Nach der Geschäftsreise
Abrechnung der Reisekosten
Was gilt als Reisekosten? Diese Frage ist im Voraus zu klären. Das Bundesministerium für Finanzen beschreibt diese Gelder näher. Dabei handelt es sich um eine Kombination aus Fahrtkosten, Verpflegungs- beziehungsweise Nächtigungsmehraufwand sowie die Nebenspesen. Innerhalb bestimmter Grenzen sind diese steuerfrei. Steuerberater verfügen über die notwendigen Informationen, wenn es darum geht, diese zu deklarieren und abzusetzen. Für eine lückenlose Abrechnung sind daher alle Belege, Quittungen sowie sonstige Ausgaben anzugeben. Entsprechend ist es wichtig, diese aufzuheben und bestenfalls auch geordnet zu lagern, um den Überblick zu wahren.
Controlling und Auswertung
Eine weitere Phase des Travel-Managements ist die Auswertung sowie das Controlling. Hier werden die Ergebnisse zunächst analysiert, aber ebenso die Reisekosten sowie mögliche Änderungen im Ablaufplan eruiert. Welche Fluggesellschaften bieten sich an und sollen in Zukunft genutzt werden, welche Ergebnisse brachte die Reise und wurden alle Aspekte berücksichtigt, um das bestmögliche Ergebnis daraus zu erzielen?
Welche Kontakte sind es wert, weiterhin gepflegt zu werden und bei welchen Bekanntschaften gilt besondere Fürsorge? Diese und weitere Eigenschaften sind für das Travel-Management sehr wichtig, um herauszufinden, ob die Reise als Erfolg gewertet werden kann oder nicht.
Stolperfallen – Hier ist Vorsicht geboten
Betriebsgeheimnisse wahren
Auch wenn auf einer Geschäftsreise viele Gespräche unter anderem mit bisherigen Erfolgen, Arbeitsweisen und Zahlen geführt werden, so ist es dennoch wichtig, Betriebsgeheimnisse zu wahren. Sobald sich ein vermeintlicher Partner über interne Geheimnisse erkundigt, sollten die Gespräche abgebrochen oder in andere Bahnen gelenkt werden. Die Gründe liegen auf der Hand, denn zum einen zeugt dies von unprofessionellem Verhalten und zum anderen ist nicht sichergestellt, dass mit den Daten vertraulich umgegangen wird. Entsprechend ist im Hinblick auf betriebsinterne Informationen äußerste Vorsicht geboten.
Reisegepäck nicht aus den Augen verlieren
Das Reisegepäck ist immer im Blickfeld zu haben. Dies gilt grundsätzlich an öffentlichen Orten, denn ein unbeaufsichtigter Koffer kann in der heutigen Zeit schnell als verdächtiger Gegenstand eingestuft werden. Dies würde nicht nur den Zeitplan der Dienstreise gefährden, sondern darüber hinaus auch erheblichen Mehraufwand hervorrufen. Zudem kann so vermieden werden, dass Gegenstände geklaut werden, welche womöglich wichtige Daten, Fakten oder Informationen hinsichtlich des Unternehmens enthalten.
Datenschutz: Vorsicht bei öffentlichen Netzwerken
Immer wieder kann es passieren, dass sich Hacker durch diese Verbindungen Zugriff verschaffen. Das kann von Kreditkarten-, über Zugangsdaten für interne Netzwerke bis hin zu privaten Nachrichten alles betreffen. Des Weiteren kann Malware auf diese Weise leichter verbreitet werden. Dies geschieht, indem sich der Hacker zwischen das mobile Gerät sowie das Netzwerk schaltet.
Dadurch findet keine Kommunikation mit dem Hotspot, sondern mit dem Hacker statt, welcher diese dann weiterleitet und somit als unsichtbarer Dritter die Kontrolle ausübt. Möglichkeiten wie die Deaktivierung der Datenfreigabe, das Nutzen von SSL-Verschlüsselungen sowie das Ausschalten des kabellosen Internets, wenn dieses nicht benötigt wird, können die Handhabe der Verbrecher etwas reduzieren.
Ganz verhindern lässt sich dies schließlich mit einer umfassenden Virensoftware sowie einer gesunden Vorsicht, wenn in öffentlichen Netzwerken gesurft wird. Computerwelt.at geht näher ein auf die Gefahren, die im Internet lauern können. Dazu gehören nicht nur Schadsoftware wie Trojaner oder Würmer, sondern eben auch Phishing zum Ergattern sensibler Daten sowie der Datenverlust, was sich, sofern keine Sicherungskopien auf externen Sticks oder dem E-Mailserver, bestehen, erheblich auf das Unternehmen auswirken kann.
Clean-Desk-Policy
Unterlagen sowie Verträge oder andere sensible Dokumente sollten im Hotel bestenfalls in einem Safe oder noch besser in der Aktentasche mit sich geführt werden. Clean-Desk-Policy steht für einen aufgeräumten Arbeitsplatz, sodass keine Dokumente herumliegen und von Dritten gesehen werden können. Der Zutritt zu einem Hotelzimmer ist in der Regel nicht so schwer und es ist daher unabdingbar, alle wichtigen Gegenstände und Dokumente sicher zu verstauen oder mit sich zu führen.
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