In einem Betrieb müssen bekanntlich alle Einnahmen, Ausgaben und sonstigen Geschäftsfälle detailliert festgehalten werden. Das gilt auch für die Strecken, die mit dem Firmenwagen zurückgelegt werden. Private Touren sind nicht steuerlich absetzbar und müssen als solche gekennzeichnet werden. Bei einem Auto, das von vielen Mitarbeitern genutzt wird, verliert man da schnell den Überblick: Wer ist wann gefahren? Wann wurde getankt? Wie kommen die vielen Kilometer zustande? Ohne Notizen ist es kaum möglich schlüssige Angaben zu machen. Für die Berechnung der Steuer sind diese aber unbedingt notwendig. Das Erstellen eines Fahrtenbuches sollte in Betrieben deshalb selbstverständlich sein.
Wofür benötige ich ein Fahrtenbuch?
Neben Taxiunternehmen oder Transportunternehmen sind auch viele kleine Betriebe mit Außendienst auf ein Fahrtenbuch angewiesen. Indem jeder Mitarbeiter, der mit dem Auto fährt, seine Nutzung vermerkt, kann schriftlich nachgewiesen werden, dass das Fahrzeug im Rahmen der Arbeit verwendet wurde. Das ist wiederum für die Steuer entscheidend. Fahrtkosten, die innerhalb des Betriebes bzw. während der Arbeit entstanden sind, können als Betriebskosten von der Steuer abgesetzt werden. Da es theoretisch aber sehr leicht ist die Einträge zu manipulieren, werfen die Steuerprüfer gerne ein besonders genaues Auge darauf. Sind Routen unschlüssig bzw. die Eintragungen nicht nachvollziehbar, müssen sie vom Unternehmer überzeugend erklärt werden können.
Ein Fahrtenbuch dient außerdem der Kontrolle innerhalb des Unternehmens. Vor allem dann, wenn mehrere Personen das Fahrzeug nutzen können, ist es wichtig, dass regelmäßig die angefahrenen Ziele und die eingetragene Kilometerzahl überschlagsweise überprüft werden und in weiterer Folge die Ausfahrten wenn möglich reduziert werden.
Nicht zuletzt ist ein solches Verzeichnis auch ein wichtiger Nachweis vom Dienstnehmer gegenüber dem Dienstgeber, um Fahrtkostenansprüche geltend machen zu können.
Wie sieht eine Vorlage aus?
Damit die Angaben bei der Steuer geltend gemacht werden können, müssen einige verbindliche Bestandteile enthalten sein. Dazu gehören:
- das Datum der Ausfahrt
- der Ausgangsort und der Zielort
- der Kilometerstand jeweils am Beginn und am Ende der Fahrt
- eine fortlaufende Nummer
- die Anzahl der gefahrenen Kilometer
- der Zweck der Tour
- bei längeren Strecken der Reiseweg
Tipp: Die Vorlage der WKO zum Download
In das Fahrtenbuch müssen sowohl die dienstlichen als auch die privaten Ausfahrten eingetragen werden, sofern sie mit demselben Fahrzeug zurückgelegt wurden. Allerdings muss der Zweck der Fahrt in solchen Fällen nicht angegeben werden. Das Buch ist an das jeweilige Fahrzeug oder an den Fahrer gebunden. Die KFZ-Nummer sollte zur genauen Zuweisung auf dem Deckblatt des Fahrtenbuches stehen, genau wie das Datum des ersten und letzten Eintrags.
Ein Fahrtenbuch ist wie ein Dokument zu behandeln. Die gemachten Angaben müssen vollständig, gut leserlich und chronologisch sein. Nachträglich darf nichts hinzugefügt werden. Es sollten auch keine Inhalte gelöscht werden. Am besten werden falsche Eintragungen, z. B. ein falsches Ergebnis bei den Kilometern, durchgestrichen, und zwar so, dass sie noch leserlich sind. Insgesamt müssen Eintragungen für mindestens sechs Wochen Platz haben.
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch in Österreich
Nicht nur beim Inhalt, sondern auch bei der Form gibt es Vorschriften für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Es muss sich dabei um ein Buch oder Heft in gebundener bzw. geschlossener Form handeln, das mindestens das Format A 6 (105 x 148 mm) hat. Lose Notizen sind nicht gültig, auch dann nicht, wenn die Eintragungen gemeinsam eine lückenlose Aufzeichnung ergeben würden.
Vorlagen können z. B. beim ÖAMTC gekauft werden, man kann sie aber auch einfach selbst erstellen, indem man einen einfachen Taschenkalender verwendet oder mithilfe des Computers eine Tabelle für eine Fahrtenmappe erstellt. Solange alle rechtlich notwendigen Angaben enthalten sind und diese handschriftlich eingetragen wurden, werden auch selbst erstellte Fahrtenbücher akzeptiert. Tabellarische Bücher stehen im Internet in vielfacher Form als Download kostenlos zur Verfügung.
Da die Ausfahrten so zeitnah wie möglich notiert werden müssen, sollte sich das Fahrtenbuch mit einem Stift direkt im Auto befinden. Am besten ist auch gleich ein Taschenrechner dabei, um die zurückgelegten Kilometer ausrechnen zu können. Gerne wird der Vermerk im Fahrtenbuch vergessen. So kann es schnell zu Unregelmäßigkeiten kommen. Besonders vergessliche Mitarbeiter werden gut mit einem Vermerk im Auto, z. B. einem Aufkleber über dem Türgriff oder am Autoradio, daran erinnert.
Aufzeichnungen über die Fahrten für Selbstständige
Nicht nur Angestellte sind ihrem Chef gegenüber verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu haben. Auch Selbstständige sollten dies tun, selbst dann, wenn Sie das Auto eigenen Angaben zufolge nur für dienstliche Strecken nutzen. Abgesehen vom Namen des Fahrers, der sich bei alleiniger Nutzung erübrigt, sollten alle Angaben wie bei einem allgemeinen Fahrtenbuch gemacht werden. Zum einen hat man dadurch einen guten Überblick über die Kosten, die insgesamt für die Tour entstanden sind, und zum anderen ist das Buch die Grundlage für die Berechnungen durch das Finanzamt. Durch die Vermerke ist es für Selbstständige möglich einen Beweis für die rechtliche Inanspruchnahme des amtlichen Kilometergeldes zu erstellen und dieses in der Einkommenssteuer als Betriebsaufwand zu verrechnen.
Wie bekomme ich mein Kilometergeld zurück?
Ein Fahrtenbuch zu führen lohnt sich in jedem Fall, egal ob als Selbstständiger bei der Einkommenssteuererklärung oder als Angestellter bei der Arbeitnehmerveranlagung bzw. beim Lohnsteuerausgleich. Einfach in die dafür vorgesehenen Felder die gefahrenen Kilometer in Summe eingeben, und schon wird der Steuernachlass berücksichtigt. Aber Achtung! Das Fahrtenbuch muss den Unterlagen zwar nicht beigefügt werden, das Finanzamt kann aber jederzeit eine Einsicht anfordern. Dann müssen Sie lückenlose Aufzeichnungen vorlegen können. Genau wie Ihre Unterlagen zur Buchhaltung sollten Sie auch das Fahrtenbuch mindestens sieben Jahre lang aufbewahren.
Die App – Das Fahrtenbuch am Smartphone
Immer häufiger findet man in Betriebswägen auch elektronische bzw. mobile Varianten. Sie gibt es als Software bzw. App für Smartphone, I-Phone, Tablet, Computer usw. und werden vor allem aufgrund der zusätzlichen Extras immer beliebter. Bei einem elektronischen Fahrtenbuch sind z. B. meist auch eine Reisekostenberechnung, eine Erinnerungsfunktion, ein Routenplaner, eine Rücksicherung der Daten, eine Statistikfunktion, eine farbliche Unterscheidung von privaten und beruflichen Fahrten, ein eigener Login je Fahrer usw. integriert. Die Daten können in kürzester Zeit auf der Website übersichtlich dargestellt und erfasst werden.
Das ständige Aufzeichnen ist manchmal etwas umständlich. Vor allem dann, wenn der Kilometerstand mit dem im Buch nicht übereinstimmt und man sich auf die Suche nach nicht eingetragenen Touren machen muss, ist ein solches Verzeichnis auch ärgerlich. Trotzdem sollte es unbedingt ordentlich und penibel genau gemacht werden. Je schlüssiger die Einträge sind, umso schneller werden sie vom Finanzamt abgesegnet.
Quellen:
https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/209/Seite.2090003.html
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10008364