In Österreich kommt dem Firmenbuch, das das bis 1991 händisch geführte Handels- und Genossenschaftsregister ersetzt, eine besondere Bedeutung zu, so können etwa Gesellschaften erst durch den Eintrag ins Firmenbuch entstehen. Es enthält darüber hinaus alle rechtsrelevanten Fakten von Unternehmen und Institutionen, für die das Unternehmensrecht gilt. In das Firmenbuch kann auch aus anderen Staaten eingesehen werden, da es über das European Business Register mit anderen europäischen Handelsregistern verbunden ist.
Firmenbuchnummer, Hauptbuch und Urkundensammlung
Das Firmenbuch besteht aus einem digital geführten Hauptbuch, in dem die Daten von Unternehmen erfasst sind. Daneben existiert die sogenannte Urkundensammlung. Sie enthält Gesellschaftsverträge, Geschäftsführerlisten, Musterunterschriften, Beleg über Einlagen und Gesellschafterbeschlüsse sowie andere unternehmerisch wichtigen Dokumente. Geführt wird das Firmenbuch am jeweiligen Landesgericht. Jedes Unternehmen erhält beim Eintrag eine Firmenbuchnummer, die zentral für Gesamtösterreich vergeben wird. Sie dient der Kennzeichnung und Identifizierung und besteht aus einer maximal sechsstelligen Zahl und einem Kleinbuchstaben.
Wird ein Unternehmen beendet, kommt es dennoch zu keiner Löschung im Firmenbuch, sodass Daten auch noch nach Jahren abgefragt werden können. Eintragungen in das Firmenbuch werden, bis auf wenige Ausnahmen, in der Wiener Zeitung veröffentlicht. Unterlässt ein Unternehmen den verpflichtenden Eintrag ins Firmenbuch, kann eine Zwangsstrafe bis zu einer Höhe von 3.600 Euro verhängt werden.
Inhalt des Firmenbuchs und Anforderung des Auszugs
Die Eintragung im Firmenbuch beinhaltet die Firmennummer, den Namen des Unternehmens, die Rechtsform, die Anschrift des Hauptsitzes und der Zweigstellen. Ebenso wird der Geschäftszweig beschrieben. Ob Einzelunternehmer, vertretungsbefugte Personen oder Prokuristen, sie werden namentlich und mit dem Geburtsdatum erfasst, bei einer OG, KG oder bei Erwerbsgesellschaften auch die Namen und Geburtsdaten der nicht vertretungsbefugten, jedoch persönlich haftenden Personen. Bei einer GmbH und Aktiengesellschaft werden auch die Namen und Geburtsdaten der Aufsichtsratsmitglieder eingetragen. Das Firmenbuch beinhaltet ebenfalls die Höhe der Stammeinlagen und geleisteten Einzahlungen der Gesellschafter einer GmbH.
Wird ein Unternehmen insolvent, wird das Datum, an dem die Insolvenz eingeleitet wurde, festgehalten. Das Firmenbuch ist öffentlich über das Internet zugänglich. Über kostenpflichtige Abfragen kann Einsicht genommen werden. Ausdrucke sind mit oder ohne Amtssignatur möglich. Ohne Amtssignatur stellen sie jedoch kein Dokument dar. Der Auszug kann auch von einem Notar ausgestellt und beglaubigt werden oder es erfolgt die Abfrage direkt über das Firmenbuchgericht. Ein Firmenbuchauszug im ADV-Betrieb kostet 12 Euro für je 850 angefangene Zeilen.
Folgende Unternehmen müssen in das Firmenbuch eingetragen werden:
| Einzelunternehmer, wenn sie der Rechnungslegungspflicht unterliegen |
| Offene Gesellschaften |
| Kommanditgesellschaften |
| Aktiengesellschaften |
| Gesellschaften mit beschränkter Haftung |
| Erwerbs- und Wirtschaftsgenossenschaften |
| Versicherungsvereine |
| Sparkassen |
| Privatstiftungen |
| Europäische Wirtschaftliche Interessensvereinigungen |
| Europäische Gesellschaften |
| Europäische Genossenschaften |